Servicios del Archivo General

Servicios Archivo General

El Archivo General proporciona los siguientes servicios a los archivos de oficina o de gestión del Ministerio para la Transición Ecológica y el Reto Demográfico:

  • Gestión de transferencias de documentos
  • Préstamo administrativo de expedientes a las unidades que previamente los han transferido
  • Gestión de eliminaciones autorizadas
  • Asesoramiento sobre régimen de acceso y consulta de documentos
  • Asesoramiento técnico para la correcta conservación y tratamiento archivístico de los documentos
  • Cuantos trabajos archivísticos sea necesario abordar

A los demás organismos de las Administraciones Públicas y otras instituciones, el Archivo General proporciona información, búsqueda, consulta y reproducción, en su caso, de documentos producidos por el Departamento.

El Archivo General presta servicio de acceso y consulta de documentos tanto a los ciudadanos, en el ejercicio de sus derechos, como a la propia Administración, así como a los investigadores nacionales o extranjeros que realicen estudios académicos y proyectos relacionados con los fondos documentales que se conserven en el mismo:

  • Información sobre fondos documentales
  • Búsqueda y consulta de los documentos, cualquiera que sea su formato
  • Reproducción de documentos
  • Visitas culturales para grupos previa petición

Los usuarios podrán presentar sus quejas y sugerencias sobre el funcionamiento del servicio, según el procedimiento establecido en el R.D. 951/2005, de 29 de julio (BOE de 3 de septiembre), en los lugares y en la forma que se señalan a continuación:

  • De forma presencial, en los registros de la Administración General del Estado y en los lugares previstos en el artículo 16 de la Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas.
  • Por correo postal, dirigidas a la dirección del Archivo, ubicado en la Plaza San Juan de la Cruz, 10. 28071 Madrid.
  • Por correo electrónico a la siguiente dirección: bzn-archivoambiente@miteco.es
  • A través de la sede electrónica del Ministerio para la Transición Ecológica y el Reto Demográfico:  https://sede.miteco.gob.es/portal/site/seMITECO  

Conforme a lo dispuesto en el mencionado Real Decreto, la unidad responsable de la gestión de quejas y sugerencias dispone de un plazo de veinte días hábiles para responder a las mismas y especificar las medidas correctoras a adoptar. El transcurso de dicho plazo se podrá suspender en el caso de que deba requerirse al interesado para que, en un plazo de diez días hábiles, formule las aclaraciones necesarias para su correcta tramitación. Si, transcurrido el plazo establecido, el ciudadano que no hubiera obtenido respuesta de la Administración, podrá dirigirse a la unidad correspondiente para conocer los motivos de la falta de contestación y para que dicha Inspección proponga, en su caso, a los órganos competentes la adopción de las medidas oportunas.

Las quejas formuladas no tendrán, en ningún caso, la calificación de recurso administrativo ni su presentación interrumpirá los plazos establecidos en la normativa vigente. Estas quejas no condicionan, en modo alguno, el ejercicio de las restantes acciones o derechos que, de conformidad con la normativa reguladora de cada procedimiento, puedan ejercer aquellos que se consideren interesados en el procedimiento.

De conformidad con lo dispuesto en la Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales, y del Reglamento General de Protección de Datos (UE) 2016/679 del Parlamento Europeo y del Consejo de 27 de abril de 2016, informamos que sus datos personales, facilitados de forma voluntaria, pasarán a formar parte de un fichero, de responsabilidad del Ministerio para la Transición Ecológica y el Reto Demográfico. Sus datos serán tratados de forma confidencial y conservados con la finalidad de atender la actividad de consultas al Archivo General del MITECO. Asimismo, le informamos que podrán ejercer los derechos de acceso, rectificación, supresión, limitación del tratamiento, portabilidad, y oposición a través de los teléfonos: 91 5975431 / 91 5975559 o del buzón de correo electrónico:  bzn-archivoambiente@miteco.es 

    De acuerdo con la normativa vigente las condiciones de acceso a la documentación son las siguientes:

    • Con carácter general, el acceso a los documentos, concluida su tramitación y depositados y registrados en los Archivos centrales serán de libre consulta
    • Excepciones al libre acceso en general:
    1. Documentos que afecten a materias clasificadas de acuerdo con la Ley de Secretos Oficiales.
    2. Documentos que no sean públicos por disposición expresa de la Ley.
    3. Documentos que la difusión de su contenido pueda entrañar riesgos para la seguridad y la defensa del Estado o la averiguación de los delitos.
    4. Documentos que contengan datos personales de carácter policial, procesal, clínico o de cualquier otra índole que puedan afectar a la seguridad de las personas, a su honor, a la intimidad de su vida privada y familiar y a su propia imagen. Como establece la Ley 16/1985, de 25 de junio, estos documentos no podrán ser públicamente consultados sin que medie consentimiento expreso de los afectados o hasta que haya transcurrido un plazo de 25 años desde su muerte, si su fecha es conocida o, en otro caso, de 50 años, a partir de la fecha de los documentos. Sin embargo, la persona titular del expediente podrá tener acceso a la información que sobre él conserva la Administración.
    5. Mal estado de conservación de los documentos, cuando su manipulación y consulta pueda conllevar un grave riesgo de deterioro de los mismos.
    • Excepciones concretas:
    1. Documentos que tengan que ver con la salud de una persona, como las historias clínicas, informes o certificados expedidos por médicos, etc.
    2. Documentos en los que aparezcan datos relativos a ingresos, rentas o fortuna de una persona.
    3. Documentos que contengan datos personales relacionados con la vida profesional, nóminas, etc., que podemos localizar en expedientes personales y que puedan afectar a la intimidad de las personas.
    4. Documentos en los que aparezcan las opiniones políticas o religiosas de una persona.
    5. Documentos en los que aparezcan datos sobre la vida sexual de una persona.
    6. Los documentos que sirvan de base para la elaboración de una estadística, sin embargo, el resultado, es decir, la estadística es pública.
    7. Los procedimientos penales y criminales. La sentencia es un documento público y de libre acceso, pero no el proceso.
    8. Documentos afectados por la Propiedad Intelectual (normalmente en los archivos como se conserva documentación generada por la propia Administración los documentos no suelen verse afectados por esta legislación), si bien puede afectar por ejemplo a fotografías realizadas por un autor que sea identificable.
    9. Documentos afectados por el secreto industrial y comercial.
    10. Documentos afectados por la ley de la ley de responsabilidad medioambiental.

    1. Por cuestiones organizativas, dado que el aforo del Archivo General es muy limitado, la atención se hará preferentemente por vía telemática y siempre bajo cita previa, bien enviando su petición mediante correo electrónico bzn-archivoambiente@miteco.es o cumplimentando el formulario de la web del Archivo. El Archivo comunicará y confirmará por correo electrónico el día(s) reservados. Asimismo, se utilizarán los datos aportados por los usuarios para crear o actualizar el “Registro de usuarios”.
    2. El Archivo, una vez recibida la petición, responderá informando sobre su disponibilidad y concretará el día en que se podrá tener acceso a la Sala.
    3. La consulta se realizará por unidades de instalación, no debiendo consultarse más de una de forma simultánea.
    4. Se respetará escrupulosamente el orden de numeración dado a los documentos contenidos en los expedientes, incluso cuando el investigador considere que está en desorden. Los atados que pudieran encontrarse se volverán a colocar, una vez consultada la documentación, poniendo especial cuidado en no dañar ésta.
    5. No se permite calcar los documentos, realizar anotaciones y marcas en los mismos, así como colocar sobre ellos los papeles sobre los que se escribe. Tampoco se podrán doblar los documentos o apoyarse sobre ellos y, en general, ninguna actuación que pueda suponer daño, mancha o deterioro de los documentos.
    6. Se agradece a los usuarios la comunicación de cualquier tipo de anomalía en la integridad y conservación de los documentos consultados.
    7. Los documentos y expedientes no se pueden sacar de la Sala de Consulta bajo ningún concepto.
    8. El personal del Archivo orientará a los investigadores sobre los fondos custodiados en el Archivo y fuentes complementarias.
    9. La consulta de la documentación sólo podrá realizarla la persona que solicitó la reserva. No se admite la consulta de la misma documentación por más de una persona.

    1. La reproducción estará condicionada por razones de servicio.
    2. Se permite al usuario la realización de fotografías de los documentos que vaya a consultar en la Sala con sus dispositivos (móvil, Tablet, cámara…), previa autorización del personal responsable del Archivo.

    Para hacer un uso público de los documentos para trabajos de investigación, difusión, exposiciones o cualquier otra actividad cultural, ya sean filmaciones para televisión, ediciones comerciales o cualquier otra difusión pública, deberá solicitar licencia al Ministerio para la Transición Ecológica y el Reto Demográfico.

    En el caso de efectuarse algún tipo de publicación, el usuario solicitante de la “licencia de uso público” debe enviar al Archivo General, si es en papel, dos ejemplares de la publicación sin cargo alguno para el Ministerio para la Transición Ecológica y el Reto Demográfico. Y si es en otro soporte, información del lugar de su difusión. Dichas publicaciones podrán ser incorporadas a la biblioteca especializada del Ministerio