3.1 Implantación y Funcionamiento

Las funciones y responsabilidades y la autoridad deben estar definidas y documentadas, y se debe informar al respecto para facilitar la eficacia de la gestión medioambiental.

La dirección debe proveer los recursos esenciales para la implantación y control del sistema de gestión medioambiental. Estos recursos incluyen tanto recursos humanos y conocimientos especializados, como recursos tecnológicos y financieros.

La alta dirección de la organización debe designar uno o varios representantes específicos que, sin perjuicio de otras responsabilidades, deben tener definidas sus funciones, autoridad y responsabilidades para:

a) Asegurar que los requisitos del sistema de gestión medioambiental están establecidos, implantados y mantenidos al día de acuerdo con lo especificado en el Anexo I. A. Requisitos del Sistema de Gestión Medioambiental del Reglamento 761/2001.

b) Informar del funcionamiento del sistema de gestión medioambiental a la alta dirección para su revisión y como base para la mejora del sistema de gestión medioambiental.

¿Quién debe asumir las responsabilidades del Sistema de Gestión Medioambiental?
La asunción de las funciones y responsabilidades del Sistema de Gestión Medioambiental presenta ciertas particularidades en las Entidades Locales, debido a su estructura, y a su carácter dual (político y técnico/administrativo). Por ello, es recomendable diferenciar las responsabilidades, situando al frente del proyecto a un responsable técnico y a un responsable político.

Responsable político:

Debe asumir responsabilidades de implantar y revisar el Sistema de Gestión Medioambiental en el contexto del desarrollo sostenible y la mejora continua. Además debe proveer los recursos necesarios. Por tanto, debe asumir el papel de Representante de la Dirección a efectos del Sistema de Gestión Medioambiental, y por tanto, todas las funciones asignadas en el Reglamento a tal figura.

Responsable técnico:

Debe asumir responsabilidades para diseñar, implantar, ejecutar y evaluar la eficacia del Sistema de Gestión Medioambiental, así como de informar al responsable político con la periodicidad que se defina.

¿Qué requisitos debe reunir el Responsable técnico de Medio Ambiente?
La persona designada como responsable técnico del sistema de gestión medioambiental debe disponer de una importante dedicación para el desarrollo del sistema, así como de conocimientos de medio ambiente y de sistemas de gestión, y tener habilidad para liderar equipos y coordinar y trabajar en equipo con los responsables de los distintos departamentos implicados.

Asimismo, es muy importante que conozca en profundidad la estructura municipal, en su diversidad de funciones, servicios y actividades, de manera que aporte una visión integral y sistemática de la realidad ambiental y de la gestión municipal.

Operativamente, es necesario que el responsable técnico tenga:

 

Responsabilidad en la gestión

Autoridad

Por tanto, la responsabilidad técnica podría recaer, por ejemplo, en:

 

Técnico de medio ambiente

Concejal con competencias en medio ambiente (adecuado únicamente en Entidades Locales pequeñas)

Comité de gestión medioambiental (puede recaer en un comité de características y competencias similares que ya estuviera previamente creado)

Otros, dependiendo del alcance del Sistema (responsable medioambiental de una empresa pública, etc.)

Si se opta por constituir un comité de gestión medioambiental, puede ser conveniente dotarlo de capacidad de decisión, de manera que el proyecto disponga de cierta autonomía en la gestión municipal. Asimismo, con objeto de facilitar la información al responsable político, una fórmula sugerida es que éste asista, o presida, las reuniones del comité.

Por su parte, la responsabilidad política, suele recaer en el Alcalde o en el Concejal con competencias en medio ambiente, dependiendo del tamaño y, sobre todo, la complejidad de cada Entidad Local.

Con relación a sus aspectos medioambientales y al sistema de gestión medioambiental, la organización debe establecer y mantener al día procedimientos para:

a) La comunicación interna entre los diversos niveles y funciones de la organización

b) Recibir, documentar y responder a las comunicaciones relevantes de partes interesadas externas

La organización debe considerar procesos para comunicaciones externas en sus aspectos medioambientales significativos, y registrar su decisión.

La comunicación, tanto interna como externa, debe asegurar el conocimiento de:

Política

Objetivos

Aspectos clave de la gestión medioambiental

Resultados de la gestión medioambiental

La comunicación interna debe partir del equipo de gobierno, pero debe asegurarse la implantación de todo el personal municipal, comenzando por los empleados del Ayuntamiento y ascendiendo hasta los órganos de gobierno local, tal como se muestra en la figura.

Por su parte, la comunicación externa supone para una Entidad Local conseguir que la población esté informada, pero también debe atender sus solicitudes de información, sugerencias, opiniones, quejas y reclamaciones.

Ver gráfico

¿Qué canales de comunicación pueden emplearse?

• Informes escritos
  
• Bandos municipales
  
• Publicaciones Locales (revistas, boletines, etc.)
  
• Medios de Comunicación públicos (prensa local, emisoras de radio local, televisión local)
  
• Jornadas, seminarios, conferencias
  
• Línea de atención telefónica (se puede aprovechar una línea de atención ciudadana, si ya existiera)
  
• Buzón de sugerencias
  
• A través de la página web de la Entidad Local
  
• Otros (cualquiera ya establecido, o que se considere adecuado para los objetivos perseguidos)
  
  

¿Qué debe incluir el procedimiento de gestión de la comunicación externa?

La Entidad Local debe disponer de un procedimiento que garantice que las comunicaciones externas son:

• Recibidas
  
• Registradas y documentadas
  
• Evaluadas para saber cuáles se consideran relevantes (las que la Entidad Local considere que contribuyen a una mejora de la calidad ambiental del municipio)
  
• Quién y qué se responde a las comunicaciones recibidas (solicitudes de información, opiniones y quejas)

Procedimiento de comunicaciones internas y externas

La organización debe establecer y mantener al día, en papel o formato electrónico, la información para:

a) Describir los elementos básicos del sistema de gestión y su interrelación.

b) Orientar sobre la documentación de referencia.

La organización debe establecer y mantener al día procedimientos para controlar la documentación requerida por el anexo I. A. Requisitos del Sistema de Gestión Medioambiental del Reglamento 761/2001, para asegurar que:

I) pueda ser localizada.

II) sea examinada periódicamente, revisada cuando sea necesario y aprobada, por personal autorizado.

III) Las versiones actualizadas de los documentos apropiados están disponibles en todos los puntos en donde se lleven a cabo operaciones fundamentales para el funcionamiento efectivo del sistema de gestión medioambiental.

IV) Los documentos obsoletos se retiran rápidamente de todos los puntos de uso o distribución o se asegure de otra manera que no se haga de ellos un uso inadecuado.

V) Los documentos obsoletos que se guarden con fines legales o para conservar la información están adecuadamente identificados.

La documentación debe ser legible, fechada (con fechas de revisión) y fácilmente identificable, conservada de manera ordenada y archivada por un período especificado. Deben establecerse y mantener actualizados procedimientos y responsabilidades relativos a la elaboración y modificación de los distintos tipos de documentos.

¿Cuál podría ser el esquema de elaboración, revisión y aprobación de la documentación del Sistema de Gestión Medioambiental?
Para la elaboración, revisión y aprobación de la documentación del Sistema se puede tener en cuenta el siguiente esquema:

Ver gráfico

El esquema documental se muestra en el siguiente gráfico:

Ver gráfico 
 

Procedimiento de gestión de la documentación
 
¿Qué es el Manual de Gestión Medioambiental?
Es el documento en el que se expone la política medioambiental de la Entidad Local, y se resumen brevemente las prácticas de la Entidad Local en el sistema y se detallan los responsables de éstas.

Funciones

Presentar de manera comprensible la política medioambiental.

Documentar las funciones y responsabilidades en la gestión medioambiental.

Describir las interacciones de los elementos del sistema.

Proporcionar orientación sobre la documentación de referencia.

Objetivos

Documentar la política, objetivos y programa medioambiental.

Definir las funciones y responsabilidades del personal cuyas actividades incidan en el medio ambiente.

Describir las interfases de los elementos del Sistema.

Manual del sistema de gestión medioambiental 

¿Qué son los procedimientos operativos?
Los procedimientos constituyen los documentos operativos del sistema, donde se describe quién hace qué, y cuándo lo hace. Deben detallar de forma clara y concisa los pasos que se deben seguir para iniciar, desarrollar y concluir una actividad u operación.

El listado de procedimientos necesarios para un Sistema de Gestión Medioambiental, puede ajustarse al siguiente:

Aspectos medioambientales

Requisitos legales y otros requisitos

Formación

Comunicación

Control de la documentación

Control operacional

Planes de emergencia

Seguimiento y medición

No conformidad, acción correctora y acción preventiva

Registros

Auditorías

Procedimiento para control de subcontratistas 

¿Qué son las Instrucciones de trabajo?
Son documentos que describen de manera clara y concisa los pasos a seguir para iniciar, desarrollar y finalizar una actividad.

Las instrucciones de trabajo serán útiles cuando sea necesario detallar la descripción de una tarea de un modo más sencillo.

En general:

 

Los documentos son identificados con el nombre de la Entidad Local, servicio, departamento, función, actividad, etc., y la persona responsable del documento.

Los documentos son revisados regularmente y aprobados por la persona autorizada previamente a su edición.

Las ediciones en vigor de los documentos están disponibles en todos los lugares de trabajo donde se realicen operaciones esenciales para el funcionamiento del sistema.

Los documentos obsoletos son retirados de todos los lugares de difusión y utilización.

Los documentos pueden estar en cualquier soporte que sea manejable y fácilmente comprensible.

Los documentos pueden ser sencillos, e incorporar diagramas, gráficos o pictogramas.

 

Instrucción técnica de control de la legionella en las instalaciones municipales 
Instrucción técnica para el control del consumo de combustibles 
Instrucción técnica para la gestión de residuos 
Sensibilización sobre el consumo del papel  
Anexo1: Sensibilización inicial 
Anexo2: Sensibilización inicial: hoja de distribución (1) 
Anexo3: Sensibilización inicial: hoja de distribución (2) 
 

En función del alcance del sistema, tal y como se detalla en el punto correspondiente de la presente Guía, la estructura documental puede adaptarse para conseguir una mayor eficacia en la gestión, disminuyendo la burocracia y lentitud en las respuestas, y la dedicación de recursos (personal responsable del sistema).

Implantación del Sistema de Gestión Medioambiental en un centro o en un servicio.

Ver estructura documental 
 

Implantación del Sistema de Gestión Medioambiental en más de un centro o servicio.

A continuación se proponen dos alternativas, aunque siempre tenemos en mente la estructura documental de tipo piramidal descrita en este apartado.

Alternativa 1:

Ver estructura documental

La elección de esta alternativa presenta como característica principal la realización de un control más exhaustivo y centralizado del Sistema de Gestión Medioambiental de todo el municipio; sin embargo, el realizar un sistema tan centralizado puede provocar ineficacia en la gestión, aumento de burocracia y lentitud en las respuestas, siendo necesario la dedicación de recursos muy elevados del personal responsable del sistema.

Por otra parte, los centros involucrados pueden considerar el Sistema como algo ajeno a su operación, lo que provocaría una implantación ineficaz y, posteriormente, podría provocar el mal funcionamiento del SGMA.

Alternativa 2:
La alternativa definida en este apartado sería aquella en la que el Sistema de Gestión Medioambiental definido por la Entidad Local es aplicado en más de un centro o servicio, existiendo un Sistema documental troncal y Planes de Gestión Medioambiental aplicados en cada centro y/o servicio incluidos en el alcance.

Ver estructura documental

En este caso, la gestión, control y actuación en el marco del Sistema de Gestión Medioambiental serán responsabilidad del personal adscrito al centro, informando periódicamente del estado del SGMA al responsable del Sistema a nivel central para todo la Entidad Local. Este responsable, recogerá la información proporcionada por todos los centros y servicios, con el fin de realizar un seguimiento del funcionamiento del SGMA en las diferentes dependencias, y poder tomar medidas conjunta o individualmente para la mejora del Sistema y, consecuentemente, del comportamiento medioambiental de la Entidad Local.

La organización debe identificar aquellas operaciones y actividades que están asociadas con los aspectos medioambientales significativos identificados, conforme a su política, objetivos y metas. La organización debe planificar estas actividades, incluyendo el mantenimiento, para asegurar que se efectúan bajo las condiciones especificadas:

a) estableciendo y manteniendo al día procedimientos documentados para cubrir situaciones en las que su ausencia podría llevar a desviaciones de la política, los objetivos y metas medioambientales

b) estableciendo criterios operacionales en los procedimientos

c) estableciendo y manteniendo al día procedimientos relativos a aspectos medioambientales significativos identificables de los bienes y servicios utilizados por la organización y comunicando los procedimientos y requisitos aplicables a los proveedores y subcontratistas.

El control operacional supone la identificación y planificación de las funciones, actividades y procesos que afectan al medio ambiente, con el objeto de asegurar que dichas actividades se desarrollan en condiciones controladas.

¿Qué actividades estarán sometidas a control operacional?
La Entidad Local debe identificar todas las actividades de su competencia que lleven asociados:

Aspectos medioambientales significativos

Requisitos legales, o de otro tipo suscritos por la Entidad Local

Consecución de objetivos y metas

En función del alcance del Sistema, habría que considerar todas las actividades de las que la Entidad Local es responsable, es decir, tanto las directamente realizadas por ésta como las de las empresas contratadas.

¿Cómo se establece el control operacional?
La Entidad Local puede desarrollar el control operacional llevando a cabo los siguientes pasos:

1. Identificación por parte del responsable de medio ambiente de las actividades de la Entidad Local que llevan asociados aspectos medioambientales significativos, requisitos legales u aspectos relacionados con los objetivos y metas establecidos.

2. Identificación, por parte del responsable de medio ambiente, de los departamentos de la Entidad Local que tienen competencia o realizan estas actividades.

3. Creación de un grupo de trabajo interdepartamental en el que estén representados los departamentos implicados. En casos específicos se podrá solicitar la participación ciudadana en este grupo de trabajo.

4. Determinación, por parte del grupo de trabajo, de la forma de ejecución de las citadas actividades, tanto de las realizadas por departamentos internos, como de las contratadas a empresas externas.

5. Redacción, por parte del grupo de trabajo, de los procedimientos que recojan las formas de ejecución determinadas, unos para los departamentos internos, y otros para las empresas externas.

6. Difusión de los procedimientos entre los departamentos internos y las empresas externas implicadas.

7. Revisión periódica, por parte de un comité o grupo de seguimiento, de los procedimientos de control operacional establecidos para adaptarlos a las situaciones cambiantes internas (política, objetivos, etc.), y externas (legislación, tecnología, etc.).

¿Cómo se realiza el control operacional de los proveedores y subcontratistas, y para los servicios gestionados indirectamente?

Se proponen tres opciones para controlar los requisitos aplicables a los contratistas:

Vía comunicación (carta, etc.)

Vía procedimiento (por ejemplo, procedimiento de Mantenimiento), distribuyendo una copia controlada.

Vía contrato: mediante una política de compras públicas, que incluya los requisitos del Sistema de Gestión Medioambiental como requisitos contractuales.

 

La organización debe establecer y mantener al día procedimientos para identificar y responder a accidentes potenciales y situaciones de emergencia, y para prevenir y reducir los impactos medioambientales que puedan estar asociados con ellos.

La organización debe examinar y revisar, cuando sea necesario, sus planes de emergencia y procedimientos de respuesta, en particular después de que ocurran accidentes o situaciones de emergencia.

La organización debe comprobar periódicamente tales procedimientos cuando ello sea posible.

En caso de grave riesgo, accidente, catástrofe o calamidad pública, provocadas por las instalaciones y actividades de los servicios de la Entidad Local, es necesario disponer de un Plan de Emergencia que establezca la estructura organizativa y mecanismos que permitan la movilización de los recursos humanos y materiales necesarios para la protección de las personas, bienes y medio ambiente. Asimismo, es importante diseñar el esquema de coordinación con otras Administraciones Públicas que puedan intervenir, y de éstas con los ciudadanos y los empleados públicos.

Si el Municipio ya tiene un Plan de Emergencia Local, se debería modificar éste incorporando las pautas de actuación ante un accidente o situación de emergencia con el objetivo de minimizar el impacto que causaría sobre el medio ambiente.

¿Cómo gestionar las posibles situaciones de emergencia?
1. Identificar los aspectos potenciales.

2. Realizar un análisis de riegos ambientales, que permita identificar las situaciones de emergencia que la Entidad Local puede provocar, mediante la identificación de los accidentes con mayor impacto, de manera que se puedan definir procedimientos de actuación o respuesta, y el establecimiento de medidas preventivas.

3. Evaluar el posible impacto medioambiental derivado de dichos aspectos potenciales.

4. Elaborar un Plan de Emergencia detallando las pautas de actuación, y que garantice la respuesta frente a accidentes potenciales y situaciones de emergencia. El Plan de Emergencia ha de estar estructurado, al menos para los medios humanos y materiales destinados a la prevención de riesgos.

5. Establecer las medidas preventivas con el objeto de evitar que se produzcan dichas situaciones de emergencia y accidentes potenciales.

¿Cómo implantar el Plan de Emergencia?
La implantación del Plan de Emergencia se podría llevar a cabo, por ejemplo:

Realizando un ejercicio de divulgación del Plan de Emergencia, principalmente en las instalaciones o servicios susceptibles de producirse los accidentes potenciales y situaciones de emergencia.

Realizando formación específica del personal incorporado al Plan.

Realizando simulacros.
 

Procedimiento de accidentes potenciales y situaciones de emergencia